Целесообразно пользоваться форматом, рекомендуемым ФНС, чтобы налоговая оперативно обработала документы. Раньше подобных правил не было.
Имя файла сканированного документа должно быть таким: KD_O_P_N1_GGGGMMDD_N2. Разберемся с обозначениями:
- KD - это код документа.
Если скан передается в ответ на требование о представлении документов или информации, этот код равен 0160.
Если же передается документ, у которого есть код налоговой документации (КНД), вносится именно он. Когда КНД нет, код заполняется по справочнику видов документов;
- O - 19-разрядный код из ИНН и КПП организации;
- P - 4-разрядный код налогового органа;
- GGGGMMDD - дата формирования файла;
- N1, N2 - идентификационные номера файла.
Если документ состоит из нескольких файлов, N1 одинаковый для всех файлов одного документа, N2 уникален для каждого файла.
Сканы должны быть черно-белыми, формат - tif, jpg, pdf или png. Настроить сканер нужно на разрешение не менее 150 и не более 300 точек на дюйм, использовать 256 градаций серого цвета.
Помимо правил, которые рекомендует соблюдать ФНС, нельзя забывать и о требовании НК РФ: в сканах должны быть сохранены реквизиты того документа, который сканировался.
Документ: Приказ ФНС России от 27.10.2016 N ММВ-7-6/583@ (вступил в силу 27 октября 2016 года)
