Новые требования ко всем участникам грузоперевозок

Правила обмена такими документами действуют уже сейчас, они установлены Постановлением Правительства РФ от 21.05.2022 N 931, которое регулирует порядок обмена электронными перевозочными документами между участниками перевозки, а также порядок передачи сведений в государственную информационную систему электронных перевозочных документов - ГИС ЭПД.

Типовая ситуация:  Как заполнить транспортную накладную

Готовое решение:  Как заполнить транспортную накладную

Готовое решение: Как составить договор перевозки груза автомобильным транспортом

Как перейти на электронные перевозочные документы

1. Получить электронную подпись и оформить МЧД. Руководителю или ИП нужен сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Если документы подписывает сотрудник, дополнительно оформляется машиночитаемая доверенность (МЧД). Водителям отдельная КЭП не нужна — достаточно простой подписи, формируемой сервисом оператора.
2. Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД. Перечень операторов размещён на сайте Минтранса России. Заключать дополнительные соглашения с контрагентами не требуется.
3. Предоставить доступ сотрудникам. Назначить администратора, при необходимости подключить водителей и обучить их работе с мобильным приложением.

Минтранс определит, когда можно оформить бумажную транспортную накладную.

Он подготовил проект приказа с перечнем случаев, когда транспортную накладную, заказ и заявку, предусмотренные частями 1 и 5 ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, допускается оформить на бумажном носителе:

• при грузоперевозках по территориям РФ, где введены режимы повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, КТО;
• при перевозках воинских грузов;
• при грузоперевозках, если клиентом выступает иностранная организация или гражданин;
• при каботажных перевозках, выполняемых иностранными перевозчиками, зарегистрированными в одном из государств-членов ЕАЭС;
• при перевозках спецгрузов, необходимых для удовлетворения особо важных государственных и оборонных нужд и обеспечения безопасности государства;
• при перевозках грузов клиенту — физлицу для личных, семейных, домашних и других не связанных с предпринимательством нужд.

С какими сложностями может столкнуться бизнес?

1. Основная сложность - не сам переход на электронный формат документов, а перестройка рабочих процессов. Для запуска ЭПД компании необходимо получить квалифицированные электронные подписи, оформить машиночитаемые доверенности для сотрудников, если документы подписываются представителями, подключиться к оператору ИС ЭПД из реестра Минтранса России и настроить роли пользователей внутри компании.

Таким образом, в процессе перехода должны участвовать ИТ-отдел, логистика, юридическая служба, склад и финансовый блок.

2. Вторая потенциальная проблема - многоэтапность обмена.

Электронная транспортная накладная - это не один документ в привычном понимании, а последовательность файлов обмена, которые формируются и подписываются разными сторонами по мере движения груза.

На текущий момент предусмотрено несколько обязательных этапов "движения" документов:

• оформление грузоотправителем,
• подтверждение "приемки" перевозчиком,
• подтверждение грузополучателем
• завершение операции перевозчиком.

Ошибка на любом этапе может остановить документооборот и повлечь простой транспорта, задержку разгрузки и вызвать споры по расходам.

Статья: О чем нужно помнить, работая с электронными перевозочными документами? (Карелин Д.) ("Практическая бухгалтерия", 2026, N 4)

Платформа «ГосЛог» — это единая система, которая собирает данные из ГИС ЭПД, налоговой, ГИБДД, системы «Платон» и позволяет в режиме «одного окна» проверять контрагентов, отслеживать грузы и автоматизировать обмен с госорганами.

Готовое решение: Что такое платформа "ГосЛог" и реестр уведомлений о транспортно-экспедиционной деятельности

С 1 марта 2026 года ИП и компании не могут оказывать экспедиторские услуги, если не включены в реестр платформы «ГосЛог». Чтобы попасть в реестр, необходимо подать уведомление в Ространснадзор (через «Госуслуги»).

Критерии включения:

• у руководителя/ИП нет непогашенной судимости по экономическим преступлениям (гл. 22 УК РФ);
• за последние 12 месяцев — не более одного административного нарушения в сфере транспортно-экспедиционной деятельности.
• Сроки подачи уведомления: компании, работавшие до 1 марта 2026 года, должны успеть до 29 апреля 2026 года. Для новых участников — до начала работы.

Штрафы за работу без включения в реестр (ст. 11.14.3 КоАП РФ):

• для граждан: 3–5 тыс. рублей;
• для компаний: 100–300 тыс. рублей;
• при повторном нарушении: для граждан 5–10 тыс. рублей, для компаний – до 1 млн рублей.