Управленческие расходы: состав, учет и отражение в балансе
Содержание директора, зарплата бухгалтерии, аренда офиса, корпоративная связь, консультанты — всё это оседает на счете 26. В налоговом учете эти суммы просто уменьшают прибыль. Часто управленческие расходы воспринимают как данность — так надо, это же штаб. Но именно здесь скрыты резервы, о которых вы не догадываетесь.
Мы разобрали всё, что нужно знать об управленческих расходах: что в них входит, чем они отличаются от коммерческих, как их грамотно учитывать и, главное, как оптимизировать без ущерба для бизнеса.
Что такое управленческие расходы и их роль в деятельности компании
Управленческие расходы — это затраты компании, которые связаны с общим руководством, организацией бизнеса и содержанием административного аппарата. В бухгалтерском учете их часто называют общехозяйственными.
Главная их особенность: они не связаны напрямую с производственным процессом или оказанием конкретных услуг. Эти расходы обеспечивают жизнедеятельность компании как юридического лица и структуры. Без них бизнес станет разрозненным набором процессов без единого центра управления, контроля и стратегии.
Состав управленческих расходов: что включают
Весь массив управленческих затрат можно разделить на несколько крупных блоков, каждый из которых отвечает за свою часть жизнеобеспечения бизнеса.
См. Готовое решение: Управленческие расходы в налоговом учете по налогу на прибыль
Подробнее о способах определения связи между управленческими расходами и готовой продукцией читайте в Готовом решении: Как учитывать незавершенное производство и готовую продукцию по правилам ФСБУ 5/2019
Управленческие и коммерческие расходы: ключевые отличия
В бухгалтерской отчетности эти две категории стоят рядом, но по своей экономической сути они работают на компанию совершенно по-разному. Главное концептуальное различие — в векторе внимания: управленческие расходы направлены внутрь компании, чтобы она работала стабильно, а коммерческие расходы направлены вовне, чтобы привлечь клиента и передать ему товар.
Основная задача управленческих расходов — обеспечить инфраструктуру и общее руководство. Эти расходы обеспечивают жизнеспособность компании как единого организма. Без них компания не сможет сдать отчетность или выплатить зарплату, но их наличие само по себе не приносит новых заказов.
Коммерческие расходы организации, напротив, напрямую связаны с процессом сбыта. Их задача — стимулировать спрос и обеспечить физическую передачу продукта покупателю. Это расходы на тех, кто продает и доставляет: менеджеры по продажам, маркетологи, логисты.
Состав коммерческих расходов:
- затраты на рекламу в интернете и ТВ;
- участие в отраслевых выставках;
- дизайн упаковки товара;
- услуги транспортных компаний по доставке заказов клиентам;
- аренда торговых точек и складов готовой продукции.
К ним же относят бонусы и проценты с продаж, которые выплачивают коммерческому отделу — эти траты возникают только тогда, когда есть движение товара к клиенту.
Управленческие расходы чаще всего постоянные затраты. Это значит, что если продажи упадут в два раза, вы всё равно не сможете мгновенно уволить половину бухгалтерии или сократить площадь арендованного офиса на 50 %. Они очень инертны, их нельзя оперативно снизить без радикальной перестройки бизнеса.
Коммерческие расходы чаще бывают переменными или условно-переменными. Многие из них напрямую привязаны к выручке. Например, затраты на упаковку, транспорт или комиссионные вознаграждения агентам растут и падают вместе с объемом продаж. Это дает бизнесу больше гибкости: если наступил кризис, компания может быстро урезать рекламный бюджет или затраты на маркетинг.
Налоговый учет управленческих расходов
В Налоговом кодексе нет отдельного понятия «управленческие расходы». Поэтому специальных правил их учета нет.
Алгоритм отражения зависит от трех вещей:
- к какому виду расходов они относятся: материальные, на оплату труда, амортизация или прочие;
- какой метод учета вы используете: кассовый или метод начисления;
- если вы работаете по методу начисления, важно, относите вы эти расходы к прямым или косвенным в учетной политике.
Чаще всего управленческие расходы организации считают косвенными. Если в вашей компании тоже так, то действуйте по общим правилам для косвенных расходов. Если же какие-то управленческие расходы вы решили считать прямыми, учитывайте их как обычные прямые расходы. Отдельного порядка для таких случаев не предусмотрено.
Правила учета наиболее распространенных типов управленческих расходов смотрите в
Готовом решении: Управленческие расходы в налоговом учете по налогу на прибыль
Планирование и оптимизация управленческих расходов
Планирование и оптимизация управленческих расходов — это всегда баланс между жесткой экономией и сохранением качества управления. Поскольку эти затраты не приносят прибыли напрямую, их часто воспринимают как вынужденную необходимость, однако хаотичное их сокращение может парализовать работу всей компании.
Процесс планирования начинают с определения целевых лимитов. Обычно компании устанавливают долю управленческих расходов в процентах от выручки или валовой прибыли. Основным инструментом здесь выступает бюджетирование.
Оптимизация не всегда означает увольнение. Современный подход строится на повышении эффективности каждого вложенного рубля через несколько ключевых рычагов.
- Автоматизация и цифровизация. Это самый мощный рычаг долгосрочной оптимизации. Внедрение систем электронного документооборота (ЭДО) сокращает расходы на бумагу, картриджи и курьеров, а автоматизация кадрового учета или обработки первичной документации в бухгалтерии позволяет одному сотруднику выполнять объем работы троих.
- Аутсорсинг непрофильных функций. Если содержание штатного юриста или системного администратора выходит дороже, чем услуги специализированной фирмы, эти функции передают на внешнее управление. Это переводит постоянные затраты в переменные: вы платите только за конкретный объем услуг.
- Пересмотр модели использования ресурсов. В постпандемийный период популярной стратегией стал переход на гибридный формат работы. Это позволяет сократить расходы на аренду больших площадей за счет использования коворкингов или уменьшения количества фиксированных рабочих мест.
- Нормирование. Установление лимитов на мобильную связь, командировочные расходы и представительские нужды помогает дисциплинировать менеджмент. Когда установлены прозрачные правила игры (например, перелеты эконом-классом для всех, кроме топ-менеджмента), расходы станут предсказуемыми.
КАК ЗАГРУЗИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДБОРКУ В СПС КОНСУЛЬТАНТПЛЮС?
ШАГ 1. Скачайте папку из Личного Кабинета на свой компьютер на Рабочий стол.
ШАГ 2. Запустите СПС КонсультантПлюс и откройте раздел «Избранное» (в правом верхнем углу кнопка с нарисованной Звездой) , войдите во вкладку «Закладки и документы». Нажмите правую кнопку мыши на пустом поле и в контекстном меню выберите команду «Загрузить из файла».
ШАГ 3. В появившемся окне «Открыть» укажите путь к нужному файлу и нажмите кнопку «Открыть».
В результате в вашем разделе «Избранное» появится папка с закладками, подготовленная нашими экспертами.
После загрузки папки, Вам будут доступны только те документы, которые присутствуют в установленном у Вас комплекте «КонсультантПлюс».
Если заинтересовавший Вас документ оказался недоступен, закажите его по кнопке «Задать вопрос эксперту» или через сервис «Горячая линия».
