В нашей подборке — готовый шаблон и пошаговый алгоритм для бухгалтера.
Чтобы оформить авансовый отчет, необходимо выполнить четыре простых шага.
Шаг 1. Заполните все необходимые графы авансового отчета и прикрепите к нему первичные документы по покупке товаров, материалов или услуг. Если аванс был выдан для покупки материально-производственных запасов (МПЗ), добавьте документы, подтверждающие их фактическое получение. Если оригиналы уже переданы на склад вашей организации, приложите их копии.
Шаг 2. На оборотной стороне авансового отчета проставьте подписи и укажите их расшифровку.
Шаг 3. Передайте авансовый отчет вместе со всей документацией главному бухгалтеру либо руководителю компании. Бухгалтер заполнит табличную часть, указав данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу и сумму текущего аванса. Затем он отразит общую сумму полученных и потраченных средств, размер остатка или перерасхода, а также данные об используемых бухгалтерских счетах, связанных с учетом подотчета.
Далее бухгалтер присвоит авансовому отчету уникальный номер и дату. При этом закон не регулирует правила нумерации таких отчетов. Организация может самостоятельно определить порядок нумерации и закрепить его в локальных нормативных актах.
Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера о принятии авансового отчета на проверку. Бухгалтер должен сверить количество предоставленных документов и зафиксировать их число в расписке.
В документе необходимо указать:
- Ф. И. О., от которого поступил отчет;
- номер и дата составления авансового отчета;
- сумму израсходованных средств;
- дату получения документации на проверку;
- инициалы и фамилию бухгалтера, принявшего отчет, а также его подпись.
Авансовый отчет не единственный документ, который нужно оформить для правильного отражения командировочных и представительских расходов. Если сотрудник потратил свои личные средства, он имеет право на компенсацию.
Как оформить заявление о возмещении расходов, какие документы нужно оформлять при УСН и как проверить приложенные кассовые чеки — читайте в Готовом решении: Порядок заполнения и представления авансового отчета, в котором эксперты разобрали сложные ситуации и приложили необходимые шаблоны документов.
Что учесть при пользовании корпоративной карты
Корпоративную банковскую карту чаще всего используют сотрудники, которые регулярно ездят в служебные поездки или оплачивают представительские расходы. Карта может быть выпущена к основному расчетному счету компании. Альтернативный вариант — открытие в банке специального карточного счета, который пополняют с основного счета. В обоих случаях денежные средства на корпоративной карте — это собственность организации.
Работник обязан отчитаться перед бухгалтерией о всех операциях по карте, представив авансовый отчет с приложением подтверждающих расход документов. На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер обязан отразить информацию о суммах, списанных с корпоративного счета. Эти суммы рассматривают как выданные под отчет.
Списание средств с корпоративной карты может происходить двумя способами:
- в случае безналичной оплаты, произведенной сотрудником;
- при снятии наличных средств через банкомат.
При этом на оборотной стороне документа по форме АО-1 не указывают реквизиты чека выдачи наличных и сумму снятых денежных средств. Такие суммы не относят к расходам организации. Как заполнить строки авансового отчета при оплате корпоративной картой и какие документы надо приложить ― смотрите в Готовом решении: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой
Как заполнять авансовый отчет в иностранной валюте
Если подотчетному лицу в качества аванса была выдана валюта, то при заполнении отчета на оборотной стороне отражают сумму расходов в иностранной валюте. Для заполнения графы 7 затраты пересчитывают в рубли. Расчет производят по курсу Банка России на дату выдачи аванса.
Если работник использовал собственные средства и был перерасход, пересчет выполняют по курсу Банка России, действующему на день утверждения авансового отчета. Как заполнить строки отчета ― смотрите в Готовом решении: Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте
Как исправить авансовый отчет
Авансовый отчет можно корректировать, если подотчетное лицо или бухгалтер допустили ошибку при его оформлении. Для этого необходимо зачеркнуть неверные данные (текст или сумму) и написать сверху верные.
Обязательно укажите дату внесения изменений и заверьте корректировки подписями всех ответственных лиц, которые составляли документ. Это подотчетное лицо, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель организации. Необходимо указать их должности, фамилии, инициалы или иные данные, которые позволяют идентифицировать сотрудников.
КАК ЗАГРУЗИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДБОРКУ В СПС КОНСУЛЬТАНТПЛЮС?
ШАГ 1. Скачайте папку из Личного Кабинета на свой компьютер на Рабочий стол.
ШАГ 2. Запустите СПС КонсультантПлюс и откройте раздел «Избранное» (в правом верхнем углу кнопка с нарисованной Звездой) , войдите во вкладку «Закладки и документы». Нажмите правую кнопку мыши на пустом поле и в контекстном меню выберите команду «Загрузить из файла».
ШАГ 3. В появившемся окне «Открыть» укажите путь к нужному файлу и нажмите кнопку «Открыть».
В результате в вашем разделе «Избранное» появится папка с закладками, подготовленная нашими экспертами.
После загрузки папки, Вам будут доступны только те документы, которые присутствуют в установленном у Вас комплекте «КонсультантПлюс».
Если заинтересовавший Вас документ оказался недоступен, закажите его по кнопке «Задать вопрос эксперту» или через сервис «Горячая линия».
