Как составить авансовый отчет

В нашей подборке  — готовый шаблон и пошаговый алгоритм для бухгалтера.

Чтобы оформить авансовый отчет, необходимо выполнить четыре простых шага.

Шаг 1. Заполните все необходимые графы авансового отчета и прикрепите к нему первичные документы по покупке товаров, материалов или услуг. Если аванс был выдан для покупки материально-производственных запасов (МПЗ), добавьте документы, подтверждающие их фактическое получение. Если оригиналы уже переданы на склад вашей организации, приложите их копии.

Шаг 2. На оборотной стороне авансового отчета проставьте подписи и укажите их расшифровку.

Шаг 3. Передайте авансовый отчет вместе со всей документацией главному бухгалтеру либо руководителю компании. Бухгалтер заполнит табличную часть, указав данные о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу и сумму текущего аванса. Затем он отразит общую сумму полученных и потраченных средств, размер остатка или перерасхода, а также данные об используемых бухгалтерских счетах, связанных с учетом подотчета.

Далее бухгалтер присвоит авансовому отчету уникальный номер и дату. При этом закон не регулирует правила нумерации таких отчетов. Организация может самостоятельно определить порядок нумерации и закрепить его в локальных нормативных актах.

Шаг 4. Получите расписку от бухгалтера о принятии авансового отчета на проверку. Бухгалтер должен сверить количество предоставленных документов и зафиксировать их число в расписке.

В документе необходимо указать:

• Ф. И. О., от которого поступил отчет;
• номер и дата составления авансового отчета;
• сумму израсходованных средств;
• дату получения документации на проверку;
• инициалы и фамилию бухгалтера, принявшего отчет, а также его подпись.

Авансовый отчет не единственный документ, который нужно оформить для правильного отражения командировочных и представительских расходов. Если сотрудник потратил свои личные средства, он имеет право на компенсацию.

Как оформить заявление о возмещении расходов, какие документы нужно оформлять при УСН и как проверить приложенные кассовые чеки — читайте в Готовом решении: Порядок заполнения и представления авансового отчета, в котором эксперты разобрали сложные ситуации и приложили необходимые шаблоны документов.

Что учесть при пользовании корпоративной карты

Корпоративную банковскую карту чаще всего используют сотрудники, которые регулярно ездят в служебные поездки или оплачивают представительские расходы. Карта может быть выпущена к основному расчетному счету компании. Альтернативный вариант — открытие в банке специального карточного счета, который пополняют с основного счета. В обоих случаях денежные средства на корпоративной карте — это собственность организации.

Работник обязан отчитаться перед бухгалтерией о всех операциях по карте, представив авансовый отчет с приложением подтверждающих расход документов. На лицевой стороне авансового отчета бухгалтер обязан отразить информацию о суммах, списанных с корпоративного счета. Эти суммы рассматривают как выданные под отчет.

Списание средств с корпоративной карты может происходить двумя способами:

• в случае безналичной оплаты, произведенной сотрудником;
• при снятии наличных средств через банкомат.

При этом на оборотной стороне документа по форме АО-1 не указывают реквизиты чека выдачи наличных и сумму снятых денежных средств. Такие суммы не относят к расходам организации. Как заполнить строки авансового отчета при оплате корпоративной картой и какие документы надо приложить ― смотрите в Готовом решении: Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой

Как заполнять авансовый отчет в иностранной валюте

Если подотчетному лицу в качества аванса была выдана валюта, то при заполнении отчета на оборотной стороне отражают сумму расходов в иностранной валюте. Для заполнения графы 7 затраты пересчитывают в рубли. Расчет производят по курсу Банка России на дату выдачи аванса.

Если работник использовал собственные средства и был перерасход, пересчет выполняют по курсу Банка России, действующему на день утверждения авансового отчета. Как заполнить строки отчета ― смотрите в Готовом решении: Как заполнить и принять к учету авансовый отчет по подотчетной сумме в иностранной валюте

Как исправить авансовый отчет

Авансовый отчет можно корректировать, если подотчетное лицо или бухгалтер допустили ошибку при его оформлении. Для этого необходимо зачеркнуть неверные данные (текст или сумму) и написать сверху верные.

Обязательно укажите дату внесения изменений и заверьте корректировки подписями всех ответственных лиц, которые составляли документ. Это подотчетное лицо, бухгалтер, главный бухгалтер и руководитель организации. Необходимо указать их должности, фамилии, инициалы или иные данные, которые позволяют идентифицировать сотрудников.