Как оформить на работу сотрудника: пошаговый алгоритм

Подборка материалов от СПС Консультантплюс — готовый алгоритм: от запроса документов до вводного инструктажа.

Шаг 1. Оформите согласие на обработку персональных данных

Сбор и обработка персональных данных — обязательное требование трудового законодательства. Перед началом работы необходимо:

• оформить согласие на обработку персональных данных будущего сотрудника, согласие можно оформить, в том числе на обработку биометрические данных;
• в согласии нужно предусмотреть право на передачу данных третьим лицам, если организация будет оформлять за сотрудников доступ к внешним информационным системам или передавать информацию в охранные компании;
• взять с сотрудника подписанное обязательство о неразглашении персональных данных других работников, если он будет иметь к ним доступ;
• ознакомить работника с внутренними документами организации, регулирующими обработку и защиту персональных данных.

См. Типовую ситуацию: Обработка персональных данных работников: требования, документы, штрафы

Шаг 2. Соберите обязательные документы

При приеме на работу работодатель обязан запросить у сотрудника:

• паспорт;
• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности через «Госуслуги»;
• СНИЛС;
• документы воинского учета: военный билет или приписное свидетельство;
• документ об образовании или квалификации, если это требуется для должности;
• справку об отсутствии судимости, если это необходимо для работы.

Важно! Отсутствие документов по воинскому учету не может быть основанием для отказа в приеме на работу. В этом случае работодатель должен в течение трех рабочих дней сообщить об этом факте в военкомат.

В отдельных ситуациях требуется запросить дополнительные документы. Например, при приеме по совместительству на работу с вредными условиями труда — справку об условиях труда с основного места работы. Если компания использует электронный документооборот (ЭДО), нужно запросить у соискателя согласие на его применение.

См. Готовое решение: Какие документы при приеме на работу затребовать у соискателя

Шаг 3. Ознакомьте с локальными нормативными актами

Перед подписанием трудового договора работника нужно под подпись ознакомить с ключевыми внутренними документами организации:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положениями об оплате труда, премировании, обработке персональных данных, а также локальными актами по охране труда;
• документами, регламентирующими выдачу средств индивидуальной защиты, если сотрудника будут привлекать к вредным или опасным работам.

Дополнительно: будущего работника нужно ознакомить с коллективным договором и должностной инструкцией, при условии что эти документы применяют в компании.

Список обязательных для ознакомления документов зависит от специфики деятельности компании. Несоблюдение данной процедуры создает для работодателя высокие правовые риски при возникновении трудовых споров.

Правила ознакомления с локальными актами

Это один из ключевых этапов трудоустройства. Если работодатель не ознакомил работника с внутренними нормативными актами, это грозит привлечением к административной ответственности.

Причем сделать это нужно строго до подписания трудового договора. Эксперты КонсультантПлюс представили Готовое решение: Какие есть правила ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу и рассказали, как правильно и безопасно это сделать.

Шаг 4. Отправьте работника на медицинский осмотр

Предварительный медицинский осмотр проходят будущие сотрудники, которые будут работать во вредных или опасных условиях, а также другие отдельные категории работников. Работодатель должен утвердить перечень таких должностей и заключить договор с медицинским учреждением на проведение осмотров, расходы на которые несет компания.

Для прохождения осмотра кандидату нужно выдать направление, а также дать информацию о необходимых документах: паспорт, полис ОМС и другие. По итогам осмотра оформляют медицинское заключение, а для некоторых категорий — личную медицинскую книжку.

Важно! Если соискатель откажется от предварительного медосмотра, хотя обязан его пройти, ему можно отказать в приеме на работу (Руководство, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

Шаг 5. Заключите трудовой договор

Трудовой договор — основной документ, регламентирующий отношения работника и работодателя. Его оформляют в письменной или электронной форме, и оба экземпляра должны быть подписаны сторонами. Издание приказа о приеме на работу и ведение личной карточки работника необязательно.

В договоре в обязательном порядке нужно указать следующие условия:

• место работы;
• трудовая функция;
• условия оплаты труда;
• режим работы и отдыха.

При необходимости в договор можно включить условие об испытательном сроке или условие о срочном характере договора.

Если работник — иностранный гражданин, в договоре нужно указать разрешительный документ на работу.

Для дистанционных сотрудников дополнительно прописывают условия удаленной работы.

Шаг 6. Проведите инструктаж и обучение

До начала работы необходимо провести обязательные инструктажи:

• Вводный и первичный на рабочем месте инструктажи по охране труда. Их нужно провести до начала деятельности.
• Вводный противопожарный инструктаж.
• Инструктаж по гражданской обороне и действиям в чрезвычайных ситуациях. Его проводят в первый месяц работы.

Для офисных сотрудников, работающих в оптимальных или допустимых условиях, первичный инструктаж на рабочем месте можно не проводить.

См.Готовое решение: Как провести вводный инструктаж по охране труда
 

Шаг 7. Убедитесь в отсутствии нарушений

Нарушение требований законодательства при оформлении трудовых отношений влечет административную ответственность работодателя.

Штрафы:

• за отсутствие или ненадлежащее оформление трудового договора — штраф до 100 000 рублей для организации;
• за нарушение правил обработки персональных данных — штраф от 300 000 до 700 000 рублей для организации и от 100 000 до 300 000 рублей для должностного лица;
• за неисполнение требований воинского учета — штраф до 50 000 рублей для должностного лица;
• за допуск к работе без обязательного инструктажа по охране труда или медицинского осмотра — штраф до 130 000 рублей для организации и до 25 000 рублей для должностного лица.