Минфин разъяснил требования к документальному подтверждению расходов работника организации бюджетной сферы на проезд к месту командировки и обратно авиационным и железнодорожным транспортом.
Особенности направления работников в служебные командировки утверждены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Постановлением предусмотрено, что расходы по проезду к месту командировки возмещаются при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы.
В государственных (муниципальных) учреждениях в целях ведения бухучета документальным подтверждением произведенных работником командировочных расходов является Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) с приложенными к нему оформленными оправдательными документами, в том числе авиабилетом или железнодорожным билетом.
При этом Отчет (ф. 0504520) - документ, которым работник подтверждает не только произведенные им расходы, но и время нахождения его в командировке (с учетом времени проезда до пункта назначения, необходимого для обоснованного исчисления подлежащих оплате суточных расходов).
В случае если приобретен электронный билет (авиационный или железнодорожный), то оправдательными документами, подтверждающими расходы, являются:
- маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в электронном авиабилете маршруту;
- контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).
Таким образом, для подтверждения расходов по проезду к месту проведения командировки и обратно авиационным транспортом, документами, подтверждающими перелет работника, являются:
- маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
- посадочный талон, подтверждающий перелет работника, оформленный на бумажном носителе с отметкой о прохождении предполетного досмотра или в электронном виде с приложением документа, полученного из электронной базы данных досмотра авиаперевозчика, подтверждающего перелет работника.
В случае проезда работника к месту проведения командировки и обратно железнодорожным транспортом, пассажир осуществляет посадку в поезд при предъявлении документа, удостоверяющего личность пассажира, на основании которого был оформлен электронный билет.
При этом действующим законодательством не установлены иные виды документов, формируемые при посадке на поезд дальнего следования (в том числе посадочные талоны), а также не установлены требования о проставлении штампов (отметок) на железнодорожных билетах.
Подробнее в документе: Письмо Минфина России от 23.05.2025 N 02-06-10/50956
