Как заполнить расчет по форме 6-НДФЛ?

Крайний срок подачи 6-НДФЛ за первый квартал этого года - 4 мая
Отчитаться за первый квартал нужно не позднее 30 апреля, однако в 2016 году из-за переноса выходных срок продлевается. ФНС это подтвердила. Ранее ведомство называло срок без учета переноса.
Налоговому агенту, который не успел отчитаться, грозит штраф 1 тыс. руб. за каждый полный и неполный месяц просрочки. Кроме того, счет нарушителя могут заблокировать, если расчет не представлен в течение 10 дней после окончания срока подачи.
Документ: Письмо ФНС России от 21.12.2015 N БС-4-11/22387@

В 2016 году нововведения коснулись всех индивидуальных предпринимателей и организаций-работодателей, теперь все вышеперечисленные обязаны формировать  не только стандартную отчетность, но ещё и декларация 6-НДФЛ. Рассмотрим новый проект подробнее. Вам необходимо будет учесть все нюансы при заполнении формы 6-ндфл и иметь в виду то, что после заполнения, ваша форма будет отображаться на официальный ресурс Федеральной налоговой службы в интернете.  
По каким физлицам надо заполнять расчет 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ представляется по всем физлицам, которым ваша организация выплачивала доходы (в т.ч. дивиденды), кроме тех, кому вы выплачивали только доходы (п. 1 ст. 80, пп. 1 п. 1 ст. 227, пп. 2 п. 1 ст. 228, п. 2 ст. 230 НК РФ):
- по договорам купли-продажи;
- по договорам, заключенным с ними как с предпринимателями.

Как заполнить титульный лист расчета 6-НДФЛ
В титульном листе укажите:
1) в строке "Период представления (код)" - код периода, за который подается расчет (Приложение N 1 к Порядку заполнения расчета):
- I квартал - 21;
- полугодие - 31;
- 9 месяцев - 33;
- год - 34;
2) в строке "Налоговый период (год)" - год, к которому относится период, за который составлен расчет. При заполнении расчет 6-НДФЛ за любой период 2016 г. в этой строке надо указать "2016";
3) в строке "КПП" и строке "Код по ОКТМО" (п. 2.2 Порядка заполнения расчета):
- если расчет подается по физлицам, которые получили доходы от головного подразделения организации, - КПП и код по ОКТМО организации;
- если расчет подается по физлицам, которые получили доходы от обособленного подразделения организации (ОП), - КПП и код по ОКТМО обособленного подразделения (Письма ФНС от 30.12.2015 N БС-4-11/23300@, от 28.12.2015 N БС-4-11/23129@).

Как заполнить раздел 1 расчета 6-НДФЛ
Разд. 1 заполняют нарастающим итогом с начала года.
Ситуация 1. Вы выплачивали физлицам только доходы, облагаемые НДФЛ по ставке 13%. В этом случае в разд. 1 надо указать:
- по строке 010 - ставку налога 13%;
- по строке 020 - общую сумму доходов (включая НДФЛ), полученных всеми физлицами, по которым заполняется 6-НДФЛ;
- по строке 025 - общую сумму выплаченных дивидендов;
- по строке 030 - общую сумму налоговых вычетов (в т.ч. профессиональных, стандартных (в т.ч. на ребенка), имущественных, социальных и по ст. 217 НК РФ), предоставленных по доходам, отраженным в строке 030;
- по строке 040 - общую сумму исчисленного НДФЛ с доходов, отраженных в строке 020;
- по строке 045 - общую сумму НДФЛ, исчисленного с дивидендов;
- по строке 050 - суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев, на которые вы уменьшили суммы исчисленного налога;
- по строке 060 - количество всех физлиц, получивших доход от организации в периоде, за который представляется расчет. При этом человек, получивший в течение одного периода доходы по разным договорам, учитывается как одно лицо;
- по строке 070 - общую сумму НДФЛ, удержанного из доходов, отраженных в строке 020;
- по строке 080 - общую сумму исчисленного, но не удержанного НДФЛ;
- по строке 090 - общую сумму НДФЛ, которую вы возвратили физлицам в порядке ст. 231 НК РФ.
Ситуация 2. Вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам (13, 15, 30 и 35%). Тогда относительно каждой ставки НДФЛ надо заполнить отдельный блок строк с 010 по 050. В каждый из таких блоков включаются суммарные данные по доходам, облагаемым по конкретной ставке НДФЛ, предоставленным по ним вычетам и исчисленному налогу.
При этом блок "Итого по всем ставкам" надо заполнить только один - на первой странице разд. 1 (п. 3.2 Порядка заполнения расчета). В нем укажите (п. п. 3.2, 3.3 Порядка заполнения расчета):
- по строке 060 - суммарное количество лиц, получивших от вас доходы. При этом, если один человек получал от вас доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, он учитывается как одно лицо;
- по строке 070 - общую сумму удержанного НДФЛ (по всем ставкам);
- по строке 080 - общую сумму не удержанного НДФЛ (по всем ставкам);
- по строке 090 - общую сумму НДФЛ, которую вы возвратили физлицам в порядке ст. 231 НК РФ.

Как заполнить раздел 2 расчета 6-НДФЛ
В Разд. 2 приводятся обобщенные показатели о тех доходах, с которых вы удерживаете НДФЛ. Он состоит из нескольких блоков строк 100 - 140.
В отдельном блоке вы указываете данные о доходах, по которым (п. п. 4.1, 4.2 Порядка заполнения расчета):
- НК РФ установлена одна и та же дата фактического получения (строка 100);
- совпадает дата удержания НДФЛ (строка 110);
- НК РФ установлен одинаковый срок перечисления НДФЛ. Дата, не позднее которой надо перечислить налог, указывается по строке 120 (Письмо ФНС от 20.01.2016 N БС-4-11/546@).
Общая сумма таких доходов с НДФЛ отражается по строке 130, а общая сумма удержанного с них НДФЛ - по строке 140.
Разд. 2 заполняется нарастающим итогом, т.е. в него надо включать данные обо всех доходах, выплаченных с начала года и по последний день периода, за который заполняется расчет (Письмо ФНС от 20.01.2016 N БС-4-11/591@). Например, при заполнении разд. 2 за полугодие 2016 г. в нем сначала надо указать данные, отраженные в разд. 2 за I квартал 2016 г., а уже затем внести в него данные о доходах, полученных физлицами в течение II квартала 2016 г.

Кто подписывает расчет 6-НДФЛ
Расчет по форме 6-НДФЛ подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя) (п. 2.2 Порядка заполнения расчета). В частности, расчет может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Пример. Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ
ООО "Ракурс" в I квартале 2016 г. начисляло и выплачивало доходы 12 физлицам:
- 10 работникам, с которыми заключены трудовые договоры;
- юристу, не являющемуся работником общества, по договору на оказание услуг по ведению дела в суде;
- учредителю ООО, не являющемуся работником общества.
Двум работницам в течение января - марта 2016 г. ежемесячно предоставляли стандартные вычеты на детей в общей сумме 7200 руб. (1400 руб. + 5800 руб.), а именно:
- Ивановой А.И. - 1400 руб. на первого ребенка;
- Петровой Н.Г. - 5800 руб. на первого, второго и третьего ребенка (1400 руб. x 2 реб. + 3000 руб. x 1 реб.)
В таблице приведены виды и суммы полученных физлицами доходов и налоговых вычетов, даты их получения, удержания НДФЛ и сроки перечисления налога.

--------------------------------
<*> Подарки вручены 7 работницам к 8 марта. С начала года работницы больше не получали ни других подарков, ни материальной помощи.

Расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал 2016 г. будет выглядеть следующим образом. Приводятся только необходимые для иллюстрации примера строки разд. 1 и 2, которые заполнены по правилам для расчета по форме 6-НДФЛ, представляемой в ИФНС в бумажном виде (п. п. 1.4 - 1.6, 1.9 Порядка заполнения расчета).

Внимание! Если ИФНС обнаружит, что в расчете 6-НДФЛ содержатся недостоверные сведения, на организацию будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждый документ с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).

 Связанные вопросы
Как вести учет по НДФЛ? >>>
Какую отчетность и в какие сроки надо сдавать по НДФЛ? >>>
Как заполнить справку по форме 2-НДФЛ? >>>
Кто такой налоговый агент и когда организация может им стать? >>>

 Дополнительно в Путеводителях КонсультантПлюс
В Практическом пособии по НДФЛ читайте подробнее о том, нужно ли заполнять раздел 2 расчета 6-НДФЛ нарастающим итогом >>>