"Расходный" налоговый учет
То, как затраты на такси будут учтены в "прибыльном" и "упрощенном" налоговом учете, зависит от ситуации.
СИТУАЦИЯ 1. Командировка
Для проезда до аэропорта/вокзала и обратно работник может использовать такси. Ведь Положение о командировках не содержит никаких ограничений на сей счет <1>.
РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ
В локальном нормативном акте организации могут быть закреплены особые условия для использования такси, с которыми надо ознакомить работника при направлении в командировку.
Не имеют значения:
- месторасположение аэропорта или вокзала (они могут находиться как за чертой города, так и в его черте);
- время поездки (дневное или ночное время).
В "прибыльном" налоговом учете, так же как и в бухучете, затраты на оплату услуг такси в командировке признаются в расходах на дату утверждения руководителем авансового отчета <2>.
Тем, кто применяет "доходно-расходную" упрощенку, нужно учесть, что если работнику выдавался аванс, достаточный для покрытия всех его командировочных трат, то стоимость услуг такси признается в расходах на дату утверждения авансового отчета. А если работник оплатил такси за счет собственных средств, то в расходах упрощенцу можно признать такие суммы только после возмещения работнику перерасхода <3>.
СИТУАЦИЯ 2. Представительские мероприятия
Затраты на транспортное обеспечение доставки участвующих в переговорах как представителей других организаций, так и сотрудников самой компании к месту проведения официального приема и обратно относятся к представительским расходам <4>. Так что если, к примеру, встреча в ресторане является представительским мероприятием, то затраты на проезд директора в ресторан на такси можно учесть как "прибыльные" налоговые расходы.
Примечание. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда за отчетный (налоговый) период <5>.
Но если ваша организация решила оплатить поездку приглашенных гостей от аэропорта до гостиницы и проживание в ней, то, по мнению проверяющих, такие затраты вообще нельзя учесть при налогообложении прибыли <6>.
Примечание. Однако есть одно судебное решение (правда, давнее), в котором суд счел подобные затраты не представительскими, а иными прочими расходами <7>.
Когда расходы на такси оплачены самим работником, организация сможет их признать в "прибыльном" учете на дату утверждения руководителем авансового отчета (принятия решения по заявлению работника о возмещении расходов, если аванс не выдавался).
А вот упрощенцы не могут учесть в налоговом учете затраты на "представительское" такси. Ведь в закрытом перечне расходов упрощенцев представительских расходов вообще нет <8>.
СИТУАЦИЯ 3. На работу и с работы
Иногда директор требует возместить ему (или другим работникам) расходы на такси, связанные с поездками из дома в офис и обратно. Можно ли учесть такие расходы при налогообложении прибыли? Об этом мы спросили специалиста Минфина.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА - Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
"Если затраты на услуги такси не связаны ни с командировкой, ни с проведением представительских мероприятий, организация вправе отнести в состав своих налоговых расходов подобные затраты, связанные с перевозкой работников службами такси до места работы и с работы домой, только в двух случаях <9>:
<или> эти расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
<или> они предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором как система оплаты труда".
К примеру, расходы на проезд можно учесть в налоговых расходах, если организация находится вдали от остановок общественного транспорта, работает в ночную смену или имеет другие особые условия функционирования <10>. Разумеется, в приказе руководителя, регламентирующем использование работниками такси, или в ином локальном нормативном акте лучше обосновать подобные технологические особенности.
СИТУАЦИЯ 4. Рабочие поездки
Это могут быть, к примеру, поездки к клиентам либо к иным контрагентам с разрешения руководителя. Такие затраты можно учесть в составе прочих производственных расходов <11>. И с этим согласен специалист Минфина.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
БУЛАНЦЕВА ВАЛЕНТИНА АЛЕКСАНДРОВНА, Государственный советник РФ 2 класса, заслуженный экономист России
"В налоговом учете признаются транспортные расходы нескольких видов, в том числе и расходы на аренду автомобиля для производственных целей.
Следуя этой логике, если поездка на такси носила именно служебный характер, организация может признать такие расходы при расчете базы по налогу на прибыль. Но цель поездки и ее связь с производственной деятельностью необходимо документально обосновать".
Приказом или локальным нормативным актом организации может быть установлен перечень работников, которым для выполнения их служебных обязанностей разрешено пользоваться услугами такси, определены критерии выбора именно такого вида транспорта.
Внимание на подтверждающие документы
(!) Чтобы подтвердить расходы, к авансовому отчету (заявлению на возмещение расходов, если аванс не выдавался) работник должен приложить документы на оплату им услуг такси <12>.
Если ваш работник расплатился за поездку на такси наличными, то водитель должен был выдать ему <13>:
<или> кассовый чек, напечатанный таксометром;
<или> квитанцию в форме бланка строгой отчетности (что встречается очень редко).
Для налогового учета затрат на такси в некоторых случаях потребуются и дополнительные документы.
(!) Если затраты на такси - часть командировочных расходов, то нужен приказ руководителя о направлении работника в командировку <14>.
(!) Для обоснования представительских расходов нужен утвержденный руководителем отчет о проведенном представительском мероприятии и расходах на него <15>.
(!) Какие документы требуются, если такси оплачено в безналичном порядке - к примеру, при помощи электронных приложений такси (Uber, GetTaxi, Яндекс.Такси), действующие Правила перевозок не устанавливают. И это неудивительно: они были приняты довольно давно и с тех пор жизнь шагнула далеко вперед.
Для таких такси отслеживание маршрута и километража происходит централизованно по навигационным системам. По итогам каждой поездки пассажиру приходит на электронную почту письмо с данными о поездке (конкретным маршрутом, километражем и временем поездки). Если такси оплачивается банковской картой, то на номер телефона, привязанный к карте, приходит сообщение о сумме, списанной в качестве оплаты поездки.
Минфин на вопрос о подтверждении затрат на услуги такси, заказанные работником в командировке через специализированные онлайн-сервисы или интернет-сайты, ответил, что расходы на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе расходов при условии оформления их документами, соответствующими требованиям действующего законодательства <16>.
* * *
В любом случае порядок использования такси теми или иными работниками определяет руководитель. Бухгалтер лишь отражает одобренные им расходы в учете.
Если же затраты работника на такси руководитель признает необоснованными, их просто-напросто не возместят. И получится, что работник прокатился с ветерком за свой счет.
-------------------------------
<1> п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749; Письма Минфина от 14.06.2013 N 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 N 03-03-07/33
<2> подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ; пп. 5, 7, 16 ПБУ 10/99
<3> подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 27.06.2012 N 03-11-04/2/80
<4> подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ
<5> п. 2 ст. 264 НК РФ
<6> Письма УФНС по г. Москве от 06.12.2007 N 21-11/116748; ФНС от 18.04.2007 N 04-1-02/306@
<7> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление ФАС МО от 23.05.2011 N КА-А40/4584-11
<8> п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 11.10.2004 N 03-03-02-04/1/22
<9> п. 26 ст. 270 НК РФ
<11> подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ
<12> ст. 252 НК РФ
<13> п. 111 Правил, приложение N 5 к Правилам, утв. Постановлением Правительства от 14.02.2009 N 112; Письмо УФНС по г. Москве от 06.10.2011 N 17-15/096363
<14> п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749
<15> п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288; ФНС от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852
<16> Письмо Минфина от 10.06.2016 N 03-03-06/1/34183
