Каждая организация обязана проводить инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами перед составлением годовой отчетности. Напомним, как правильно провести процедуру и какие документы потребуются.
Порядок проведения
Инвентаризацию расчетов проводят:
- в конце года в рамках общей инвентаризации перед составлением годовой отчетности;
- внепланово, по состоянию на определенную дату, в случае необходимости (например: в организации меняется главный бухгалтер, предприятие готовит промежуточную отчетность для потенциального инвестора и т. д.).
Порядок проведения инвентаризации по-прежнему регламентируют Методические указания, которые были утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 №49. Согласно Указаниям годовую инвентаризацию проводят с 1 октября по 31 декабря. Конкретные даты руководитель предприятия утверждает в приказе о проведении инвентаризации.
Кроме сроков проведения процедуры вышеуказанным приказом утверждается состав инвентаризационной комиссии.
В комиссию могут входить работники бухгалтерии, администрации, юридического отдела и других подразделений предприятия. Также руководство компании вправе включить в состав комиссии независимых аудиторов.
Раньше приказ об инвентаризации составляли по форме №ИНВ-22. С 2013 года применять унифицированные формы организации не обязаны, хотя на практике многие продолжают
После того, как будут тщательно сверены все расчеты с дебиторами и кредиторами, нужно оформить полученные результаты. Сначала составляют бухгалтерскую справку, в которую включают следующие сведения:
- наименования дебиторов и кредиторов;
- причины возникновения задолженности;
- реквизиты подтверждающих документов.
Можно использовать унифицированную справку — приложение к форме № ИНВ-17.
Затем на основе справки составляют акт инвентаризации расчетов. Организация может разработать собственную форму акта или использовать унифицированную форму ИНВ-17.
Акт составляют в двух экземплярах: один передают в бухгалтерию, а другой остается у инвентаризационной комиссии.
Если сверка расчетов проводится в рамках годовой инвентаризации, то ее результаты нужно отразить в годовой бухгалтерской отчетности. Если процедура проводится по иной причине — ее результаты отражают в учете и отчетности за тот месяц, в котором она была завершена (п. 5.5 Указаний).
Предмет проверки
В ходе инвентаризации проверяют дебетовые и кредитовые остатки по следующим счетам расчетов:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
- 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
- 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
- 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
- 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
- 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
- 75 «Расчеты с учредителями»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Если процедура проводится не в рамках годовой инвентаризации, то остатки по счетам могут быть проинспектированы выборочно — в зависимости от цели проверки.
📥 Расчеты с покупателями, заказчиками, дебиторами и кредиторами
В ходе инвентаризации комиссия проверяет расчеты по каждому поставщику, покупателю, подрядчику и т. д. В качестве документов, подтверждающих наличие задолженности, выступают договоры, первичные учетные документы, банковские выписки, решения суда и т. п.
Чтобы согласовать суммы задолженности с каждым контрагентом, проводится сверка взаиморасчетов. Ее результаты обычно оформляются актом сверки, который должны подписать обе стороны. Однако в роли подтверждающего документа может выступить и письмо от контрагента, в котором он признает сумму долга.
Комиссии предстоит оценить размер сомнительной и просроченной задолженности, определить, есть ли у компании потребность в формировании резерва по сомнительным долгам и в каком объеме.
Необходимо проинспектировать наличие задолженности перед банками, финансовыми учреждениями, иными заимодавцами. Проверяют договоры, графики внесения платежей, банковские выписки, бухгалтерские справки и т. д. Для корректного формирования отчетности важно оценить, какие суммы представляют собой краткосрочную, а какие — долгосрочную кредиторскую задолженность.
Проверка расчетов с учредителями включает выявление долгов:
- предприятия перед собственниками по невыплаченным дивидендам (решения о выплате дивидендов, банковские выписки);
- собственников перед организацией по оплате доли в уставном капитале (учредительные документы, банковские выписки).
💰 Расчеты с бюджетом
Проверяется состояние расчетов по каждому налогу, взносу и прочим сборам в бюджет.
Документами, подтверждающими суммы задолженности или переплаты, выступают акты сверки расчетов или справки о состоянии расчетов с контролирующими органами: ИФНС, ФСС, ПФР.
Проводя сверку, важно выяснить причины появления не только задолженностей, но и переплат. Например, в ФСС можно просто переплатить взносы, а можно получить дебетовое сальдо по счету 69 за счет задолженности Фонда по возмещению расходов страхователю (несмотря на действующую систему прямых выплат, еще не все страхователи получили возмещение за прошлые годы).
Аналогична ситуация по НДС — у вас может быть или обычная переплата или налог к возмещению из бюджета.
📎Расчеты с работниками
Комиссия проверяет наличие задолженности перед персоналом организации. Выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, а также суммы и основания возникновения переплат сотрудникам.
Проверке подвергаются расчетно-платежные и платежные ведомости, кассовые ордера, больничные листы, записки-расчеты по отпускным, банковские выписки, заявления о предоставлении налоговых вычетов и т. д.
При проверке подотчетных сумм инспектируют авансовые отчеты подотчетных лиц: сроки, на которые были выданы средства, целевое использование выданных сумм, а также наличие первичных документов, подтверждающих расходы.
